Дореволюционные дела переведут в электронный вид

Иркутские хранители документов впервые побывали на международном конгрессе архивов в Малайзии.

В конце июля в составе российской делегации мероприятие посетила руководитель архивного агентства Иркутской области Надежда Шестакова. О привезенных с форума новых идеях развития архивного дела она рассказала газете «Областная».

С 21 по 27 июля российская делегация принимала участие в работе XVI Международного конгресса архивов в городе Куала Лумпур (Малайзия). Конгресс был организован Международным советом архивов и Национальным архивом Малайзии.

– Для архивистов это долгожданное событие, так как проходит оно один раз в четыре года, – отметила Надежда Шестакова. – Профессия у нас специфичная. И если интересы у всех архивистов мира одни – сохранить документальную историю своего государства, региона, то методика находится на разном уровне – у одних это стихийное комплектование фондов, у других – научно обоснованное и выверенное. Поэтому для нас очень важно общаться и «сверять часы» в своем деле. Всего в работе конгресса участвовали больше тысячи специалистов из 138 стран мира.

Наряду с директорами федеральных гос-архивов и представителями федерального архивного агентства в состав российской делегации вошли восемь руководителей региональных архивных органов власти.

– Тема конгресса «Архивы, управление и развитие: планирование будущего общества» была посвящена проблемам осмысления роли и места архивов в обществе в условиях стремительного развития информационных технологий и процессов глобализации, – сообщила Надежда Шестакова. – Для иркутских архивистов иметь представителя на этом международном форуме – большая честь. Российская делегация очень эффективно поработала и привезла много новых идей для развития архивного дела. Мы побывали на большинстве мероприятий – круглых столах, лекциях, мастер-классах, презентациях, которые проходили одновременно на двух этажах огромного бизнес-центра.

Архивисты обсудили широкий круг вопросов – от методов ведения делопроизводства и управления архивами в эпоху древних корейских, китайских и японских династий до применения новейших информационных технологий в области описания, обеспечения сохранности, использования, реставрации и консервации архивных документов на различных носителях.

– Самое главное, на что обращалось внимание – это привлечение как можно большего числа исследователей к архивным документам. Для нашего региона это не очень актуальная тема, потому что у нас столько пользователей фондов, что мы даже обслуживать их не успеваем. Иркутские архивы – одни из самых востребованных в нашей стране. К нам также обращается очень много американских ученых, исследователей из Польши, Венгрии, Румынии. А в Австралии, напротив, это проблема № 1. Чтобы популяризировать свои архивы среди населения они делают всевозможные выставки. Например, экспозиция «Лето 1973 года» рассказывает о купальниках, пляжном оборудовании, звездах и т. д. У массовой публики, конечно, это вызывает большой интерес, – рассказала Надежда Шестакова.

По ее словам, еще одной важной темой конгресса стала работа с электронными и цифровыми документами. Архивисты пришли к общему выводу о том, что будущее за электронными архивными технологиями. В Приангарье сегодня обсуждается программа по созданию в Госархиве Иркутской области электронных версий дореволюционных дел. 130 тысяч документов этого фонда находятся в ветхом состоянии и частично поражены грибком.

– Их электронные версии мы планируем сделать доступными через Интернет, применив методы защиты информации, регистрации пользователей и взимания с них платы. Для первого этапа этих работ требуется порядка 25 млн. рублей, – отметила руководитель архивного агентства.

Единой для многих стран оказалась и проблема повышения квалификации архивных работников. В Иркутской области только один архивист имеет специальное образование, остальные по профессии историки, библиотекари, учителя, инженеры и т. д. Однако с кадрами муниципальных архивов работа проводится постоянно и в разнообразных формах – от индивидуальной стажировки до выездных совещаний-семинаров и обучения в Сибирской академии госслужбы. Участники конгресса пришли к выводу о том, что работникам архивов необходимо получать второе высшее образование по специальности.

Надежда Шестакова отметила, что один из докладов российской делегации на конгрессе был посвящен опыту перемещения больших массивов архивных документов, в котором речь шла об уникальной операции переселения 7,5 млн. дел в новое здание Исторического архива в Санкт-Петербурге:

– С проблемой перемещения фондов на большие расстояния может столкнуться любой архив, так как сегодня повсюду строятся типовые архивные здания. Российские специалисты разработали специальные технологии переезда и сопровождения документов. В Приангарье мы пока их не применяли. Обходимся собственными силами и энтузиазмом. Наши архивисты два года назад 100 тысяч дел в целости и сохранности перевезли меньше чем за неделю с улицы Марата на Байкальскую.

Но больше всего Надежде Шестаковой запомнилось на конгрессе выступление архивиста из Китая, который рассказал о том, какое серьезное внимание в их стране уделяется архивным документам на стадии их образования:

– На слиянии трех рек в Китае будет строиться плотина, и, соответственно, появится зона затопления, возникнет проблема переселения людей. Наши китайские коллеги составили перечень документов, которые впоследствии могут пригодиться населению, и приступили к сбору информации. Этот опыт нам может пригодиться при строительстве Богучанской ГЭС. В ближайшее время мы эту методику намерены обсудить с администрацией Усть-Илимского района. Ведь были у нас примеры, когда люди, проживавшие в зоне затопления той же Братской ГЭС, не смогли получить необходимую информацию в архивах о своем имуществе, работе и т. д. Нужно взять опыт китайцев на вооружение: постоянно изучать и прогнозировать потребность общества в документах.

Кстати, иркутские архивисты в свое время первыми в Сибирском федеральном округе начали прием в госархив личных документов, тем самым спрогнозировав потребность граждан в социально-правовой информации: о стаже работы, о заработной плате и т. д.

– Чтобы обеспечить их сохранность, мы стали отслеживать процессы ликвидации организаций, сотрудничая с налоговыми органами и отделениями Пенсионного фонда России, – отметила Надежда Шестакова.